OptiTime bei Willi Meyer Bauunternehmen:
Zusammen planen. Besser bauen.
Seit fünf Generationen plant, baut und entwickelt die familiengeführte Unternehmensgruppe Meyer Bauwerke im Norden Deutschlands. Rund 500 Mitarbeitende bringen dafür Kompetenzen aus Hoch-, Tief- und Ingenieurbau sowie der Immobilienwirtschaft und dem Sonderbau zusammen. Der Leitge-danke „ZUSAMMEN BAUEN“ beschreibt dabei mehr als die Zusammenarbeit auf der Baustelle: Auch Wissen, Ressourcen und Prozesse müssen verlässlich zusammenspielen.
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Die Herausforderung
Der erste Kontakt zu OptiTime entstand auf Empfehlung eines neuen Mitarbeitenden, der die Software bereits bei einem früheren Arbeitgeber genutzt hatte. In der Unternehmensgruppe Meyer standen zunächst die Geräte- und Personalplanung sowie die digitale Erfassung im Fokus. Die Disposition wurde zu diesem Zeitpunkt nur in begrenztem Umfang über OptiControl abgebildet. Mit der Einstellung eines Projektleiters änderte sich das: Die vielfältigen Möglichkeiten der Software rückten wieder stärker in den Mittelpunkt.
„Die Grenzen von OptiControl sind für uns noch lange nicht erreicht. Alle Anforderungen, die wir heute sehen, lassen sich abbilden – und das Potenzial für weitere Anwendungen ist wirklich groß.“
Die Lösung
2024 wurde OptiControl neu ausgerollt und stärker in den Arbeitsalltag eingebunden. Die Erfassungsformulare wurden an die Anforderungen der Unternehmensgruppe angepasst. Hinterlegte Daten und Regeln sorgen dafür, dass Lohnkostenarten automatisiert berücksichtigt und Informationen für die Lohnbuchhaltung vorbereitet werden. Dadurch sinkt dort der manuelle Aufwand deutlich.
Die Stunden des gewerblichen Personals werden über angepasste digitale Formulare ins System gegeben. Dienst- und Einsatzpläne werden über OptiControl erstellt und im Intranet an die Belegschaft geteilt. Ergänzend kommen spezielle Funktionen wie der Meldungsmonitor für die Lohnbuchhaltung zum Einsatz.
In der Anwendung überzeugt vor allem die einfache Konfiguration. Viele Einstellungen lassen sich mit wenigen Auswahlmöglichkeiten vornehmen. Gleichzeitig kann die Lösung in vorhandene Strukturen integriert werden. Daten werden bereits über Schnittstellen an die Lohnbuchhaltung übertragen. Eine Synchronisierung mit einem HR-Tool ist als nächster Schritt vorgesehen.
Auch die Zusammenarbeit trägt zum Projekterfolg bei. Statt nur einer Kontaktperson stehen je nach Thema mehrere spezialisierte Ansprechpartnerinnen und Ansprechpartner zur Verfügung. Aus Sicht der Unternehmensgruppe verbindet dieses Modell unterschiedliches Know-how mit zuverlässiger Unterstützung.
Das Ergebnis
OptiControl schafft eine gemeinsame digitale Grundlage für Disposition und Zeiterfassung. Wissen wird nicht mehr nur persönlich weitergegeben, sondern über Prozesse und Regeln im System gesichert. Neue Mitarbeitende können dadurch leichter in bestehende Abläufe einsteigen. Gleichzeitig erhält die Lohnbuchhaltung strukturierte Daten und spart Zeit bei der Verarbeitung.
Das Potenzial der Lösung ist damit noch nicht ausgeschöpft. Künftig sollen Gerätestandorte über GPS-Tracker erfasst und in OptiControl sowohl für die Planung als auch für die Abrechnung nutzbar gemacht werden. Weitere Möglichkeiten bestehen in zusätzlichen Schnittstellen und in der stärkeren Nutzung bisher noch nicht eingesetzter Module.
Zusätzlichen Schub verspricht die neue Version von OptiControl. Der überarbeitete Einstieg ist intuitiver und macht zentrale Funktionen leichter zugänglich. „Damit wird die Akzeptanz noch einmal deutlich steigen. Und mit ihr wächst die Chance, dass wir künftig noch mehr Funktionen nutzen“, so Kai Janssen. Für die Unternehmensgruppe Meyer ist gleichzeitig entscheidend, zunächst klar zu definieren, was vereinfacht werden soll. OptiControl bietet anschließend den passenden Weg, um den jeweiligen Prozess digital abzubilden. So wird aus „ZUSAMMEN BAUEN“ auch ein digitales Prinzip: Wissen, Menschen, Geräte und Daten greifen immer besser ineinander. Mit anderen Worten: Die Zeit für besseres Arbeiten ist angebrochen.
